? 隨著社會信息化進程的加快，信息已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的必要資源。信息技術的高速發(fā)展和推廣應用使得信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一。而檔案做為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來,檔案數(shù)字化建設是信息技術發(fā)展的必然需求，另一方面國家對信息資源開發(fā)重視程度的提高推動了檔案數(shù)字化建設發(fā)展。檔案數(shù)字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求，是檔案工作者目前一個非常重要和緊迫的任務。
檔案數(shù)字化建設的意義主要有以下幾個方面
一、 檔案數(shù)字化建設是實施并拓展現(xiàn)代信息資源共享的必然要求 ?
把用戶的需求放在第一位一直是檔案工作的目標,但傳統(tǒng)的檔案服務主要局限于閱覽室,然而到檔案館的用戶只是所有用戶中很小一部分比例。做為一種不可替代的社會信息資源,檔案信息不僅被傳統(tǒng)的習慣于利用紙質(zhì)檔案原件或復印件,習慣于到檔案館使用照片檔案和聲像檔案的檔案利用者所需要,也是熟練掌握各種信息工具，習慣于輕點鼠標在網(wǎng)上沖浪的信息用戶應該享有的寶貴財富。英國曼徹斯特大學的檔案同仁對于檔案用戶類型和需求趨勢變化的論述也正好揭示了我國檔案信息利用者的未來需求走向：越來越多的檔案利用者可能是檔案網(wǎng)站的在線用戶,越來越多的檔案信息服務將通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化的形式從實體檔案館搬到了數(shù)字檔案館。
對于已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)作為主要的信息獲取和利用方式的用戶而言,如果沒有數(shù)字化檔案的支持，就無法通過網(wǎng)絡搜索、瀏覽、下載檔案信息以獲取知識和查閱資料,那么他們的檔案信息需求將無法滿足。毫無疑問，未來的檔案信息需求將越來越多地從實體轉向內(nèi)容,從紙張型轉向數(shù)字化、多媒體,從到館查閱原件轉向搜索和點擊檔案網(wǎng)站。只有尊重新型檔案利用需求的出現(xiàn),重新定位利用者類型,并對未來利用需求進行理性判斷和預測,才能在社會變化中仍然較好地發(fā)揮檔案的信息價值。檔案數(shù)字化變革對未來檔案利用有著深遠的意義，是現(xiàn)代資源共享的必然要求。
二、檔案數(shù)字化建設是提高檔案的可利用性,開拓檔案發(fā)展前景的基礎 ?
傳統(tǒng)的檔案給人的印象是只有研究類學者才會去閱讀，檔案枯燥的內(nèi)容和高深的理論似乎只有學術研究人員才能去利用，對于那些不想利用原始檔案資料的網(wǎng)絡用戶來說，檔案信息形態(tài)的單一是對他們的需求習慣和方式的輕視,是對他們利用的權利的剝奪，這也造成了檔案信息的利用長久以來處于尷尬的困境之中。從國家檔案局1994-2003年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中顯示出館藏檔案利用與99%以上的人不相關、檔案利用與90%以上的館藏檔案不相關。檔案信息利用本質(zhì)的復雜化是造成這一窘迫局面的一個非常重要的原因。對于檔案信息的本質(zhì)特點所導致的利用障礙,我們可以通過轉換檔案信息形態(tài)或載體性質(zhì),組織和深度加工檔案信息內(nèi)容,可以來彌補和相對弱化,這正是“檔案信息數(shù)字化”可以完成的任務。
另外隨著社會的發(fā)展，信息的開放，許多時尚的人也渴望對檔案的利用，他們希望在任何時候任何地方都能獲取針對自身獨特需要的有價值的信息。尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡用戶的信息需求層次也逐漸提高，越來越多的人對個性化的要求不斷提高，個性化信息服務是指基于信息用戶的信息使用行為、習慣、偏好和特點，向每一個用戶的獨特信息需求進行有針對性的服務。個性化信息服務是人類社會生產(chǎn)力發(fā)展到一定程度,在信息服務領域內(nèi)所呈現(xiàn)的一種社會特征,是信息服務的發(fā)展方向。數(shù)字化檔案信息就為他們個性化服務的提供了基礎。對于信息服務機構來說,是否能提供經(jīng)過篩選、整合、優(yōu)化后的“個性化服務”將是未來衡量信息服務水平的指標之一。檔案信息數(shù)字化將為個性化的檔案信息服務提供基礎條件，它對于檔案利用活動中各參與主體會產(chǎn)生積極影響，在一定程度上會提高檔案的利用率。檔案數(shù)字化建設是提高檔案可利用性的需求,是開拓未來檔案發(fā)展前景的必要基礎。
三、 檔案數(shù)字化建設是增加檔案的保存性,完善檔案管理的迫切需要
甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)這些信息的載體,在檔案史上經(jīng)歷了幾千年,記錄下了人類文明史。而近年來，他們迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，形成了現(xiàn)在的電子檔案。電子檔案的應用不但能提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。然而有許多檔案館的電子檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，利用紙質(zhì)檔案的管理經(jīng)驗及較原始的檢索利用水平來管理電子檔案，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用,甚至造成電子檔案的清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。另外從檔案的管理來說,目前檔案的管理正從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，向檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務方向轉變。傳統(tǒng)的管理模式不能適應信息巨大的電子檔案的管理要求。電子檔案的出現(xiàn)給檔案的保存、管理提出了一個亟待解決的課題,那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段,而解決這個問題的途徑只有一個,那就是檔案館的數(shù)字化。檔案數(shù)字化是檔案載體的更新?lián)Q代的迫切要求也是提高檔案管理工作必然趨勢。
檔案數(shù)字化建設是一項長期而又復雜的任務，它對檔案標準化、規(guī)范化水平，系統(tǒng)的整體水平都有較高的要求面對這種挑戰(zhàn)我們檔案工作者應積極應對，我們要開拓視野，不斷學習檔案管理及相關知識,利用現(xiàn)代化技術為檔案工作，進一步開發(fā)檔案的潛能和可利用性為檔案的需求者提供更好的服務。